保育所の記録システムとは
保育所の記録システムとは、園児ごとに日中つけている記録を一か所に集めるソフトウェアです。出欠、食事、午睡、活動、観察、健康情報が別々のノートではなく、同じ園児の記録に紐づいて保管されます。
保育所の記録システムを園務管理ソフトから分けるのは範囲ではなく、記録を取る瞬間です。管理側はクラス・職員・書類・保育料といった園の業務を担い、記録側は子どもの一日をその日のうちに書き留めます。
保育所の毎日の記録は六つの項目で進む
保育所向けの記録アプリでは、一日は次の順序で記録されます。順序は園によって変わりますが、項目は同じです。
- 出欠：子どもを受け入れる際に、出席・欠席・遅刻・承認済みの欠席をクラス名簿から入力します。
- 食事：朝食、おやつ、昼食を園児ごとにチェックします。アレルギーの注意は記録と一緒に表示されます。
- 午睡：休息の開始と終了の時刻を記録し、一日のまとめに反映します。
- 一日の流れと活動：活動、写真、先生の観察をクラスの一日の流れに追加します。
- 健康：アレルギー、服薬、特別な事情の情報は園児の記録に残り、該当画面では注意として表示されます。
- 保護者への連絡：記録が入力された時点で通知が届き、その日のまとめが一画面に集まります。
保育所の記録システム この六つの項目がMiniTakipでどう動くかを示すページ。
記録は一日の終わりではなく、業務のその場で取る
低年齢のクラスでは園児一人あたりの記録数が多くなります。先生が一日中覚えていたことを夕方に書き起こすと、細部が抜け落ち、保護者に届く情報も欠けたままになります。
だから保育所で使い続けられる記録の仕組みの尺度は、たった一つの問いです。午睡や食事の記録は何タップで入るのか。記録の入力が業務そのものより時間を食うなら、その仕組みはすぐに使われなくなります。
引き渡しと健康情報も記録の一部
保育所の記録は「何を食べたか、どれくらい眠ったか」だけではありません。誰が迎えに来られるか、どんなアレルギーがあるか、どの薬を何時に飲ませるかも記録されている必要があります。
これらの情報は口頭で伝えると、職員が変わった時点で失われます。園児の記録に紐づけておけば、該当画面を開いた人は誰でも同じ注意を目にします。
保護者側では何が変わるのか
保護者は園からの連絡を待つのではなく、日中に知らせを受け取ります。先生が記録を入力した時点で通知が届き、保護者は食事・午睡・活動・先生のコメントを一画面で見て、日付を選べば過去の日にも戻れます。
共有の範囲は園が決めます。保護者は自分の子どもの記録にしかアクセスできず、写真やお知らせはクラスと送信先を選んで送られます。
親情報システム 記録が保護者に届く経路と、園による管理。
保育所の記録の尺度は件数ではなく、いつ取られたかです。日中に取った記録は情報になり、夕方に書いた記録は作業量が増えるだけです。