Was ist ein Nachverfolgungssystem für Kitas?
Ein Nachverfolgungssystem für Kitas ist eine Software, die die pro Kind über den Tag geführten Einträge an einem Ort bündelt. Anwesenheit, Mahlzeiten, Schlaf, Aktivität, Beobachtung und Gesundheitsangaben liegen nicht in getrennten Heften, sondern am selben Kinderdatensatz.
Ein Kita-Nachverfolgungsprogramm unterscheidet sich von einer Verwaltungssoftware nicht im Umfang, sondern im Moment der Erfassung. Die Verwaltungsseite führt Gruppen, Personal, Dokumente und Beiträge; die Nachverfolgung hält den Tag des Kindes fest, während er stattfindet.
Die tägliche Nachverfolgung in der Kita verläuft in sechs Punkten
In einer Kita-App wird ein Tag in dieser Reihenfolge erfasst. Die Reihenfolge kann je nach Einrichtung abweichen, die Punkte bleiben gleich:
- Anwesenheit: Bei der Übergabe des Kindes werden anwesend, abwesend, verspätet und entschuldigt aus der Gruppenliste erfasst.
- Mahlzeiten: Frühstück, Zwischenmahlzeit und Mittagessen werden pro Kind markiert; der Allergiehinweis erscheint zusammen mit dem Eintrag.
- Schlaf: Beginn und Ende der Ruhezeit werden erfasst und erscheinen in der Tageszusammenfassung.
- Tagesablauf und Aktivität: Aktivität, Fotos und die Beobachtung der Fachkraft werden dem Tagesablauf der Gruppe hinzugefügt.
- Gesundheit: Angaben zu Allergien, Medikamenten und Besonderheiten bleiben am Kinderdatensatz und erscheinen auf dem passenden Bildschirm als Hinweis.
- Elterninformation: Sobald der Eintrag erfasst ist, geht eine Benachrichtigung an die Eltern; die Tageszusammenfassung steht auf einem Bildschirm.
Kita-Nachverfolgungssystem Die Seite, die zeigt, wie diese sechs Punkte in MiniTakip funktionieren.
Der Eintrag gehört in den Moment der Tätigkeit, nicht ans Tagesende
In der jüngsten Altersgruppe ist die Zahl der Einträge pro Kind hoch. Schreibt die Fachkraft abends auf, was sie den ganzen Tag im Kopf behalten hat, gehen Details verloren und die Information für die Eltern bleibt lückenhaft.
Deshalb misst sich ein alltagstaugliches Nachverfolgungssystem in der Kita an einer einzigen Frage: Wie viele Tipps braucht ein Schlaf- oder Mahlzeiteneintrag? Dauert das Erfassen länger als die Tätigkeit selbst, wird das System schnell aufgegeben.
Abholung und Gesundheitsangaben gehören zur Nachverfolgung
Nachverfolgung in der Kita heißt nicht nur, was gegessen und wie lange geschlafen wurde. Auch wer das Kind abholen darf, welche Allergie vorliegt und welches Medikament wann gegeben wird, muss dokumentiert sein.
Werden diese Angaben mündlich weitergegeben, gehen sie beim Personalwechsel verloren. Am Kinderdatensatz hinterlegt sehen dagegen alle, die den entsprechenden Bildschirm öffnen, denselben Hinweis.
Was ändert sich für die Eltern?
Statt auf Nachricht aus der Kita zu warten, werden Eltern im Tagesverlauf informiert. Sobald die Fachkraft den Eintrag erfasst, geht eine Benachrichtigung heraus; Eltern sehen Mahlzeit, Schlaf, Aktivität und Notiz auf einem Bildschirm und können über die Datumsauswahl zu früheren Tagen zurückgehen.
Die Grenzen des Teilens legt die Einrichtung fest. Eltern sehen ausschließlich die Einträge des eigenen Kindes; Fotos und Mitteilungen werden nach Gruppe und Empfängerkreis versendet.
Elterninformationssystem Wie der Eintrag die Eltern erreicht und wie die Einrichtung ihn steuert.
Der Maßstab der Kita-Nachverfolgung ist nicht die Zahl der Einträge, sondern ihr Zeitpunkt. Ein tagsüber erfasster Eintrag informiert; ein am Abend geschriebener Eintrag erzeugt nur Mehrarbeit.