टेबल एक व्यक्ति का वाहन है
जब एक व्यक्ति इसका उपयोग करता है तो एक्सेल अच्छा काम करता है। जब दूसरा व्यक्ति प्रवेश करता है, तो संस्करण की समस्या शुरू हो जाती है: कौन सी फ़ाइल वर्तमान है, किसने क्या बदला, कौन सी प्रतिलिपि अंतिम बार साझा की गई थी?
किंडरगार्टन में, वही जानकारी शिक्षक, प्रिंसिपल, अकाउंटिंग और कभी-कभी रसोई द्वारा छूई जाती है। तालिका इस सामान्य उपयोग के लिए आवश्यक प्राधिकरण प्रदान नहीं करती है।
रिकॉर्ड एक साथ लिंक नहीं होते
उपस्थिति एक पृष्ठ पर है, बकाया राशि दूसरे पृष्ठ पर है, और माता-पिता की संपर्क जानकारी तीसरी फ़ाइल पर है। जब छात्र कक्षाएँ बदलता है तो सभी तीन फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से अपडेट किया जाना चाहिए। एक पंक्ति जिसे अद्यतन नहीं किया गया है वह चुपचाप रिपोर्ट को त्रुटि में बदल देती है।
परिवर्तनों का ऑडिट नहीं किया जा सकता
तालिका यह नहीं बताती कि सेल कब और किसके द्वारा बदला गया था। वित्त और उपस्थिति जैसे मुद्दों पर, इसका मतलब है वापस जाकर सत्यापन करने में सक्षम न होना।
- कोई अनुमति सीमा नहीं: जो कोई भी फ़ाइल खोलता है वह सब कुछ देखता है
- संस्करण भ्रम: अस्पष्ट है कि कौन सी प्रति सही है
- कोई लेनदेन इतिहास नहीं: परिवर्तन को ट्रैक नहीं किया जा सकता
- कोई मूल पक्ष नहीं: जानकारी अलग-अलग चैनलों से होकर गुजरती है
सॉफ़्टवेयर क्या बदलता है?
प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में, रिकॉर्ड एक स्थान पर रहता है और मॉड्यूल उसी रिकॉर्ड को देखते हैं। प्रत्येक खाते को उसकी भूमिका के अनुसार एक्सेस किया जाता है, परिवर्तनों को उसके इतिहास के साथ संग्रहीत किया जाता है, और मूल को भेजी गई जानकारी उसी रिकॉर्ड से तैयार की जाती है।
प्रवास के लिए संपूर्ण इतिहास को स्थानांतरित करना आवश्यक नहीं है। अधिकांश संस्थान छात्रों और अभिभावकों की एक अद्यतन सूची के साथ शुरुआत करते हैं और पहले सप्ताह में दैनिक प्रवाह को लागू करते हैं।
एक्सेल की सीमा गणना नहीं, बल्कि सामान्य उपयोग है। यदि संगठन दो से अधिक लोगों के साथ काम करता है, तो एक टेबल पर्याप्त नहीं है।