Der Tisch ist ein Ein-Personen-Fahrzeug
Excel funktioniert gut, wenn es von einer Person verwendet wird. Beim Betreten der zweiten Person beginnt das Versionsproblem: Welche Datei ist aktuell, wer hat was geändert, welche Kopie wurde zuletzt freigegeben?
Im Kindergarten werden die gleichen Informationen von der Lehrerin, dem Schulleiter, der Buchhaltung und manchmal auch der Küche berührt. Die Tabelle bietet nicht die für diese allgemeine Verwendung erforderliche Berechtigung.
Datensätze sind nicht miteinander verknüpft
Die Anwesenheitsliste befindet sich auf einer Seite, die Gebühren auf einer anderen Seite und die Kontaktinformationen der Eltern befinden sich in der dritten Datei. Alle drei Dateien müssen manuell aktualisiert werden, wenn der Schüler die Klasse wechselt. Eine einzelne Zeile, die nicht automatisch aktualisiert wird, macht den Bericht zu einem Fehler.
Änderungen können nicht geprüft werden
Aus der Tabelle geht nicht hervor, wann und von wem eine Zelle geändert wurde. Bei Themen wie Finanzen und Anwesenheit bedeutet dies, dass Sie nicht zurückgehen und überprüfen können.
- Keine Berechtigungsbeschränkungen: Jeder, der die Datei öffnet, sieht alles
- Versionsverwirrung: Unklar, welche Kopie korrekt ist
- Kein Transaktionsverlauf: Änderung kann nicht nachverfolgt werden
- Keine übergeordnete Seite: Die Informationen laufen über separate Kanäle
Was verändert Software?
In Verwaltungssoftware bleibt der Datensatz an einem Ort und die Module prüfen denselben Datensatz. Auf jedes Konto wird entsprechend seiner Rolle zugegriffen, Änderungen werden mit seinem Verlauf gespeichert und die an das übergeordnete Konto gesendeten Informationen werden aus demselben Datensatz erstellt.
Für die Migration ist es nicht erforderlich, den gesamten Verlauf zu verschieben. Die meisten Institutionen beginnen mit einer aktualisierten Liste der Schüler und Eltern und setzen den täglichen Ablauf in der ersten Woche um.
Die Grenze von Excel liegt nicht in der Berechnung, sondern in der allgemeinen Verwendung. Arbeitet die Organisation mit mehr als zwei Personen, reicht ein Tisch nicht aus.