Chiếc bàn là phương tiện dành cho một người
Excel hoạt động tốt khi một người sử dụng nó. Khi người thứ hai bước vào, vấn đề về phiên bản bắt đầu: tập tin nào là hiện tại, ai đã thay đổi cái gì, bản sao nào được chia sẻ lần cuối?
Ở trường mẫu giáo, những thông tin tương tự cũng được giáo viên, hiệu trưởng, kế toán và đôi khi là nhà bếp chạm tới. Bảng không cung cấp ủy quyền theo yêu cầu của cách sử dụng phổ biến này.
Các bản ghi không liên kết với nhau
Điểm danh ở một trang, lệ phí ở một trang khác và thông tin liên hệ của phụ huynh ở tập tin thứ ba. Cả ba tệp này phải được cập nhật thủ công khi học sinh thay đổi lớp học. Một hàng không được cập nhật âm thầm sẽ biến báo cáo thành lỗi.
Những thay đổi không thể được kiểm tra
Bảng không cho biết ô được thay đổi khi nào và bởi ai. Đối với các vấn đề như tài chính và điểm danh, điều này có nghĩa là không thể quay lại và xác minh.
- Không giới hạn quyền: bất kỳ ai mở tệp đều thấy mọi thứ
- Nhầm lẫn phiên bản: không rõ bản nào đúng
- Không có lịch sử giao dịch: không thể theo dõi thay đổi
- Không có phía phụ huynh: thông tin đi qua các kênh riêng biệt
Phần mềm thay đổi những gì?
Trong phần mềm quản lý, bản ghi vẫn ở một nơi và các mô-đun xem cùng một bản ghi. Mỗi tài khoản được truy cập theo vai trò của nó, các thay đổi được lưu trữ cùng với lịch sử của tài khoản đó và thông tin gửi cho phụ huynh được tạo ra từ cùng một bản ghi.
Không cần thiết phải di chuyển toàn bộ lịch sử để di chuyển. Hầu hết các tổ chức đều bắt đầu với danh sách cập nhật của học sinh và phụ huynh và áp dụng quy trình hàng ngày trong tuần đầu tiên.
Giới hạn của Excel không phải là tính toán mà là cách sử dụng thông thường. Nếu tổ chức làm việc với hơn hai người thì một bàn là không đủ.