Meja adalah kendaraan satu orang
Excel berfungsi dengan baik ketika satu orang menggunakannya. Ketika orang kedua masuk, masalah versi dimulai: file mana yang terkini, siapa yang mengubah apa, salinan mana yang terakhir dibagikan?
Di taman kanak-kanak, informasi yang sama disentuh oleh guru, kepala sekolah, akuntansi dan terkadang dapur. Tabel tidak memberikan otorisasi yang diperlukan oleh penggunaan umum ini.
Catatan tidak terhubung satu sama lain
Absensi ada di satu halaman, iuran ada di halaman lain, dan informasi kontak orang tua ada di file ketiga. Ketiga file tersebut harus diperbarui secara manual ketika siswa berpindah kelas. Satu baris yang tidak diperbarui secara diam-diam mengubah laporan menjadi kesalahan.
Perubahan tidak dapat diaudit
Tabel tersebut tidak memberitahukan kapan dan oleh siapa sel diubah. Pada masalah seperti keuangan dan kehadiran, hal ini berarti tidak dapat kembali dan memverifikasi.
- Tidak ada batasan izin: siapa pun yang membuka file akan melihat semuanya
- Kebingungan versi: tidak jelas salinan mana yang benar
- Tidak ada riwayat transaksi: perubahan tidak dapat dilacak
- Tidak ada pihak induk: informasi melewati saluran terpisah
Apa yang diubah oleh perangkat lunak?
Dalam perangkat lunak manajemen, catatan tetap berada di satu tempat dan modul melihat catatan yang sama. Setiap akun diakses sesuai dengan perannya, perubahan disimpan beserta riwayatnya, dan informasi yang dikirim ke induk dihasilkan dari catatan yang sama.
Tidak perlu memindahkan seluruh riwayat untuk bermigrasi. Sebagian besar institusi memulai dengan daftar siswa dan orang tua yang diperbarui dan menerapkan alur harian pada minggu pertama.
Batasan Excel bukanlah perhitungan, tetapi penggunaan umum. Jika organisasi bekerja dengan lebih dari dua orang, satu meja saja tidak cukup.