Tách kênh trước
Sai lầm phổ biến nhất trong giao tiếp của phụ huynh là mọi thứ đều diễn ra thông qua một kênh duy nhất. Thông báo, giao ban hàng ngày và họp cá nhân là những nhu cầu khác nhau và cả hai đều sẽ không hoạt động hiệu quả khi kết hợp với nhau.
- Thông báo: tổ chức hoặc toàn lớp, một chiều, có thể lưu trữ
- Thông báo hàng ngày: dành riêng cho trẻ, tự động, suốt cả ngày
- Cuộc họp cá nhân: giáo viên-phụ huynh, được ghi âm và giới hạn
Đưa ra chính sách phản hồi bằng văn bản
Mọi tin nhắn đều được coi là khẩn cấp trừ khi nó được thông báo trước khi phụ huynh có thể mong đợi phản hồi. Việc chia sẻ giờ nhắn tin và thời gian phản hồi của tổ chức vào đầu học kỳ sẽ vừa trấn an phụ huynh vừa bảo vệ giáo viên.
Trong MiniTakip, chính sách này vẫn là cài đặt: cơ sở xác định liệu phụ huynh có thể phản hồi hay không và thư từ được giám sát trên màn hình kiểm soát tin nhắn trong trung tâm quản lý của cơ sở.
Tự động báo cáo hàng ngày
Việc giáo viên viết một tin nhắn riêng cho từng phụ huynh là không bền vững. Thông tin đã được tạo khi hồ sơ đi học, ăn uống, ngủ và hoạt động được nhập trong ngày; Bản tóm tắt cuối ngày được tạo ra từ những hồ sơ này và được thông báo cho phụ huynh.
Ngôn ngữ: viết quan sát, không viết bình luận
Trong tờ giấy gửi phụ huynh, thay vì những bình luận như “hôm nay cháu nghịch quá” nên viết câu nhận xét: “Con vất vả chờ đến lượt hoạt động buổi sáng, buổi chiều cháu tham gia trò chơi tập thể”. Việc quan sát không tạo ra cuộc thảo luận mà nó khởi xướng sự hợp tác.
Nếu cơ sở xác định chính sách về kênh, tần suất và phản hồi thì việc liên lạc với phụ huynh sẽ không còn là gánh nặng đối với giáo viên nữa.