میز ایک شخص کی گاڑی ہے۔
ایکسل اس وقت اچھا کام کرتا ہے جب ایک شخص اسے استعمال کرتا ہے۔ جب دوسرا شخص داخل ہوتا ہے، ورژن کا مسئلہ شروع ہوتا ہے: کون سی فائل موجودہ ہے، کس نے کیا تبدیل کیا، کون سی کاپی آخری بار شیئر کی گئی؟
کنڈرگارٹن میں، اسی معلومات کو استاد، پرنسپل، اکاؤنٹنگ اور بعض اوقات کچن کے ذریعے چھو لیا جاتا ہے۔ جدول اس عام استعمال کے لیے مطلوبہ اجازت فراہم نہیں کرتا ہے۔
ریکارڈز آپس میں منسلک نہیں ہوتے ہیں۔
حاضری ایک صفحے پر ہے، واجبات دوسرے صفحے پر ہیں، اور والدین سے رابطہ کی معلومات تیسری فائل پر ہے۔ جب طالب علم کلاسز بدلتا ہے تو تینوں فائلوں کو دستی طور پر اپ ڈیٹ کیا جانا چاہیے۔ ایک قطار جو خاموشی سے اپ ڈیٹ نہیں ہوتی ہے وہ رپورٹ کو غلطی میں بدل دیتی ہے۔
تبدیلیوں کا آڈٹ نہیں کیا جا سکتا
جدول یہ نہیں بتاتا کہ سیل کب اور کس کے ذریعے تبدیل کیا گیا تھا۔ مالیات اور حاضری جیسے مسائل پر، اس کا مطلب ہے واپس جا کر تصدیق کرنے کے قابل نہ ہونا۔
- اجازت کی کوئی حد نہیں: جو بھی فائل کھولتا ہے وہ سب کچھ دیکھتا ہے۔
- ورژن کی الجھن: واضح نہیں کہ کون سی کاپی درست ہے۔
- کوئی لین دین کی تاریخ نہیں: تبدیلی کو ٹریک نہیں کیا جا سکتا
- کوئی والدین کی طرف نہیں: معلومات الگ الگ چینلز سے گزرتی ہے۔
سافٹ ویئر کیا تبدیل کرتا ہے؟
مینجمنٹ سوفٹ ویئر میں، ریکارڈ ایک جگہ پر رہتا ہے اور ماڈیول ایک ہی ریکارڈ کو دیکھتے ہیں۔ ہر اکاؤنٹ تک اس کے کردار کے مطابق رسائی حاصل کی جاتی ہے، تبدیلیاں اس کی تاریخ کے ساتھ محفوظ کی جاتی ہیں، اور والدین کو بھیجی گئی معلومات اسی ریکارڈ سے تیار کی جاتی ہیں۔
ہجرت کے لیے پوری تاریخ کو منتقل کرنا ضروری نہیں ہے۔ زیادہ تر ادارے طلباء اور والدین کی تازہ ترین فہرست کے ساتھ شروعات کرتے ہیں اور پہلے ہفتے میں روزانہ کی روانی کو نافذ کرتے ہیں۔
ایکسل کی حد حساب کتاب نہیں بلکہ عام استعمال ہے۔ اگر تنظیم دو سے زیادہ لوگوں کے ساتھ کام کرتی ہے، تو ایک میز کافی نہیں ہے۔