Tablo, tek kişilik bir araçtır
Excel bir kişi kullandığında iyi çalışır. İkinci kişi girdiğinde sürüm sorunu başlar: hangi dosya güncel, kim neyi değiştirdi, en son hangi kopya paylaşıldı?
Anaokulunda ise aynı bilgiye öğretmen, müdür, muhasebe ve bazen mutfak dokunur. Tablo bu ortak kullanımın gerektirdiği yetkilendirmeyi sunmaz.
Kayıtlar birbirine bağlanmaz
Yoklama bir sayfada, aidat başka sayfada, veli iletişim bilgisi üçüncü dosyada durur. Öğrenci sınıf değiştirdiğinde üç dosyanın da elle güncellenmesi gerekir. Güncellenmeyen tek satır, raporu sessizce yanlışa çevirir.
Değişiklikler denetlenemez
Bir hücrenin ne zaman ve kim tarafından değiştirildiğini tablo söylemez. Finans ve devamsızlık gibi konularda bu, geriye dönüp doğrulama yapamamak demektir.
- Yetki sınırı yok: dosyayı açan her şeyi görür
- Sürüm karmaşası: hangi kopya doğru belirsiz
- İşlem geçmişi yok: değişiklik izlenemez
- Veli tarafı yok: bilgi ayrı kanaldan gider
Yazılım neyi değiştirir?
Yönetim yazılımında kayıt tek yerde durur ve modüller aynı kayda bakar. Her hesap görevine göre erişir, değişiklikler geçmişiyle saklanır, veliye giden bilgi aynı kayıttan üretilir.
Geçiş için tüm geçmişi taşımak gerekmez. Çoğu kurum güncel öğrenci ve veli listesiyle başlar, günlük akışı ilk haftada devreye alır.
Excel'in sınırı hesaplama değil, ortak kullanımdır. Kurum ikiden fazla kişiyle çalışıyorsa tablo yetmez.